Manual de Uso del Sistema
Aprende a usar el sistema para atender el día a día del hotel: reservas, calendario, huéspedes, caja y más. Explicado paso a paso y con ejemplos de cada pantalla.
1 Bienvenida
Este sistema te ayuda a manejar todo el hotel desde un solo lugar: crear reservas, ver el calendario de habitaciones, registrar huéspedes, cobrar, controlar la caja y la tiendita, y ver reportes.
Funciona en el navegador (Chrome, Edge…). Cada persona entra con su propio usuario y contraseña, y ve las pestañas según su rol.
2 Ingresar al sistema
En la pantalla de inicio escribe tu usuario (o correo) y tu contraseña, y pulsa Ingresar.
593 Hoteles
- Al entrar, puede pedirte confirmar la apertura de caja del turno.
- Para salir, usa Cerrar sesión abajo a la izquierda.
3 El menú y las pestañas
A la izquierda está el menú. Cada pestaña es una parte del sistema.
| Pestaña | Para qué sirve |
|---|---|
| 📊 Reporte diario | Resumen del día: llegadas, salidas, ocupación y caja. |
| 📝 Reservas | Lista de reservas: crear, editar, cobrar, enviar correos. |
| 📅 Calendario | Ver la ocupación (habitaciones × fechas) de un vistazo. |
| 🛏️ Estatus de habitaciones | Estado de cada habitación (disponible, ocupada, limpieza…). |
| 👤 Huéspedes | Datos de los huéspedes y sus etiquetas. |
| 📦 Inventario | Existencias de productos y habitaciones. |
| 🛒 Tiendita | Vender productos a huéspedes o al público. |
| 💰 Movimientos de caja | Ingresos y egresos del turno; abrir y cerrar caja. |
| 📈 Reportes | Estadísticas y resúmenes por período. |
| ⚙️ Configuración | Ajustes del hotel (solo el administrador). |
Según tu rol (recepcionista, contador…) verás unas pestañas u otras.
4 Reporte diario
Es la pantalla de inicio del turno. De un vistazo muestra:
- Llegadas del día (check-in pendientes) y salidas del día (check-out).
- Ocupación actual del hotel.
- Resumen de caja (ingresos y egresos del día).
- Reservas con saldo por pagar.
5 Reservas
Aquí ves y administras todas las reservas. Puedes buscar por nombre o folio y filtrar por estado (Tentativas, Confirmadas, En casa, etc.).
En cada reserva tienes botones para: Check-in, Check-out, + Cargos, Cobrar, ✎ Editar, ✉ Enviar correos, Cancelar e 🖨 Imprimir.
👉 Cómo crear una reserva paso a paso: ve a la sección 14 · Cómo hacer una reserva.
6 Calendario
Muestra las habitaciones (filas) y las fechas (columnas). Ideal para ver la ocupación de un vistazo.
| Precio | Habitación | Julio 2026 | Ago 2026 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mié 29 | Jue 30 | Vie 31 | Sáb 1 | Dom 2 | ||
| $950 | Doble · 30 | |||||
| $600 | Individual · 31 | |||||
| $1,400 | Triple · 32 | |||||
Elegir las fechas que se muestran
- Desde: el día en que empieza la vista.
- Mostrar: cuántos días ver (7, 14, 21 o 30).
- ◀ ▶ avanzan/retroceden por las fechas; Hoy vuelve al día actual.
- Arriba de las fechas se indica el mes que estás viendo.
Cómo leer las celdas
- El color indica el estado de la reserva.
- La entrada ocupa media celda (abajo-derecha) y la salida la otra media (arriba-izquierda). Una línea diagonal separa una reserva de otra.
- Un punto rojo en la última noche = reserva con saldo por pagar.
- Clic en celda vacía = crear reserva. Clic en una reserva = ver su detalle.
7 Estatus de habitaciones
Muestra el estado de cada habitación y permite cambiarlo: Disponible, Ocupada, Limpieza o Bloqueada. Sirve para coordinar con limpieza y saber qué se puede vender. Muchos estados se actualizan solos — por ejemplo, al hacer check-out la habitación pasa automáticamente a Limpieza (ya no existe un estado manual de “Check-out”).
8 Huéspedes
Es la base de datos de huéspedes: nombre, documento, teléfono, correo y notas.
- Puedes registrarlos aquí o directamente al crear una reserva.
- Las etiquetas (VIP, Frecuente…) ayudan a clasificarlos.
- El correo es importante: a él llegan las confirmaciones, el check-in en línea y la encuesta de calificación.
9 Inventario
Controla las existencias.
- Productos: ver y ajustar el stock. Los productos que “controlan inventario” descuentan stock al venderse.
- Habitaciones: ver los tipos y las habitaciones; editar una habitación (número, característica) y cambiarla de tipo.
10 Tiendita
Es el punto de venta de productos (bebidas, snacks…). Puedes vender a un huésped (se carga a su habitación) o hacer una venta directa. También puedes seleccionar productos e imprimir una lista.
11 Movimientos de caja
El dinero del turno.
- Apertura de caja: registras el monto inicial al empezar.
- Ingresos: cobros de reservas, ventas de tiendita, abonos.
- Egresos: gastos, pagos, retiros.
- Cierre de caja: al terminar el turno se cuadra el efectivo.
Cada movimiento guarda concepto, tipo, forma de pago, monto y quién lo registró.
12 Reportes
Muestra estadísticas por período (eliges un rango de fechas): ocupación e ingresos, ventas de tiendita, movimientos de caja y las respuestas de los huéspedes (check-in y calificaciones con sus estrellas).
13 Configuración
Es solo para el administrador. Desde ahí se ajusta el hotel: datos de la empresa y logo, usuarios, formas de pago, tarifas y horario de check-in/out, etiquetas de huésped, y las plantillas de correo (español e inglés). En Respuestas (Drive) puedes ver las calificaciones y correos enviados, exportar las calificaciones a Excel y borrar correos del historial. Si eres recepcionista o contador, normalmente no necesitas entrar aquí.
14 Cómo hacer una reserva
La tarea más común. Sigue estos pasos.
- Pulsa + Nueva reserva (arriba en Reservas, o haz clic en una celda vacía del Calendario).
- Elige el huésped de la lista, o selecciona ➕ Nuevo huésped y escribe sus datos (nombre, documento, teléfono, correo).
- Elige el medio de reserva (Directo, Booking, WhatsApp…) y la tarifa.
- Pon el check-in y check-out (fechas) y las horas de ingreso y salida (vienen puestas por defecto; se pueden cambiar).
- Selecciona una o varias habitaciones disponibles.
- Por cada habitación, define: personas, monto (valor personalizado — puedes escribir el precio acordado), consumos y un abono si paga por adelantado.
- Elige el estado: Confirmada o Tentativa.
- Revisa el Total, Abono y Saldo, y pulsa Realizar reserva.
15 Acciones frecuentes
Registrar la llegada (Check-in)
Abre la reserva (o pulsa Check-in en Reporte diario → Llegadas) y confirma. La habitación pasa a “ocupada”. Si la reserva tiene saldo pendiente, aparece una ventana para cobrar (monto y forma de pago) antes de completar el check-in; también puedes elegir “Check-in sin cobrar” y dejarlo pendiente.
Registrar la salida (Check-out)
Pulsa Check-out. Si hay saldo pendiente, el sistema te avisa para cobrar antes de la salida. Al confirmarlo, la habitación pasa automáticamente a Limpieza.
Cobrar o registrar un abono
Usa el botón Cobrar de la reserva; elige la forma de pago y el monto. El pago queda registrado en la caja. En una reserva de grupo, al editarla cada habitación tiene su propio campo de abono — el pago se aplica solo a esa habitación.
Agregar consumos a la cuenta
Con el huésped en casa, usa + Cargos / Agregar consumos para sumar productos de la tiendita a su habitación.
Enviar correos al huésped
Con ✉ Enviar puedes mandar: confirmación, formulario de check-in, cancelación o calificación. El sistema te pregunta el idioma (español o inglés). El huésped debe tener correo registrado.
Enviar la calificación desde Salidas
En Reporte diario → Salidas, cada habitación tiene el menú ✉ Enviar correo… con la opción Calificación de hospedaje, para mandarla directo sin abrir el detalle de la reserva.
Borrar un correo enviado o exportar calificaciones
En Configuración → Respuestas (Drive) puedes borrar un correo del historial con el botón 🗑 de su fila, y exportar a Excel las calificaciones del rango de fechas mostrado con el botón 📥 Exportar a Excel.
Marcar No-Show (no se presentó)
En el detalle de la reserva, pulsa 🚫 No-show. Te pregunta si cancelar la reserva o mantenerla en el calendario marcada como No-Show.
Check-in en línea del huésped
Si le enviaste el formulario de check-in y el huésped lo llenó, su respuesta llega a la sección de Respuestas. Desde ahí puedes pulsar “➡ Aplicar a la reserva” para completar sus datos automáticamente (tú eliges qué campos aplicar).
16 Preguntas frecuentes
¿Cómo creo una reserva rápida desde el calendario?
Haz clic en una celda vacía (la habitación y el día que quieras). Se abre el formulario ya con esa habitación y fecha.
¿Puedo poner un precio distinto al de la tarifa?
Sí. En el campo Monto de cada habitación escribe el valor acordado. Funciona al crear la reserva y al añadir habitaciones.
Una reserva tiene 2 habitaciones. ¿Dónde veo el saldo?
Cada habitación del grupo tiene su propio total y saldo. Al editar el grupo verás una tarjeta por habitación con su monto, cargos y abono; arriba del formulario también se muestra el total combinado del grupo.
Cobré el abono de una habitación del grupo, pero el saldo de las otras no bajó
Es correcto: cada abono se registra solo en la habitación donde lo cobras, no se reparte entre las demás del grupo. Así el saldo de cada habitación refleja exactamente lo que se le ha pagado a ella.
¿Cómo confirmo una reserva que estaba como Tentativa?
Ábrela y pulsa ✓ Confirmar reserva, o cámbiala en Editar. El color en el calendario se actualiza solo. Si es de varias habitaciones, se confirman todas.
El huésped no tiene correo y no puedo enviarle el formulario
Primero registra su correo en Huéspedes (o al editar la reserva). Sin correo no se puede enviar.
¿Qué significa el punto rojo en el calendario?
Que esa reserva tiene saldo por pagar. Aparece en la última noche de la estancia.
Marqué mal el check-out. ¿Puedo corregir?
Habla con el administrador. Muchas acciones se pueden ajustar editando la reserva; algunas (como borrar movimientos de caja) dependen de permisos.
No veo alguna pestaña que otro compañero sí ve
Es normal: las pestañas dependen de tu rol y permisos. El administrador puede ajustarlos.
¿Se pierden los datos si cierro el navegador?
No. Si trabajas por internet (en la nube), todo queda guardado y disponible desde cualquier dispositivo con tu usuario.
¿Cómo cambio mi turno / cierro sesión?
Usa Cerrar sesión abajo a la izquierda. Al volver a entrar podrás abrir caja del nuevo turno.